Esta política describe el tratamiento efectuado por SpaMaster360 sobre cuentas, visitantes y usuarios, conforme a la normativa aplicable, incluida la Ley 1581 de 2012 en Colombia. Cada empresa cliente conserva responsabilidad sobre los datos de sus propios clientes, empleados y proveedores que cargue al sistema.
1. Alcance y roles
SpaMaster360 es una plataforma SaaS para la gestión de spas, centros de estética y negocios de bienestar. Respecto de los datos necesarios para crear cuentas, contratar, facturar, dar soporte y proteger el servicio, SpaMaster360 actúa como responsable del tratamiento. Respecto de los datos que una empresa cliente incorpora para gestionar su operación, SpaMaster360 actúa como encargado o proveedor tecnológico y sigue las instrucciones documentadas de esa empresa.
2. Datos que podemos tratar
- Identificación y contacto: nombre, correo, teléfono, cargo y empresa.
- Cuenta y seguridad: credenciales protegidas, sesiones, dispositivos, registros de acceso y eventos de autenticación.
- Operación del negocio: reservas, servicios, sedes, cabinas, profesionales, ventas, pagos, gastos, inventario, comisiones y reportes.
- Información de clientes finales que la empresa usuaria decida registrar, como historial de visitas, preferencias y notas de atención.
- Datos técnicos y de uso: dirección IP, navegador, sistema operativo, páginas consultadas, errores y métricas de rendimiento.
- Información comercial y de soporte: plan, facturación, comunicaciones y solicitudes de ayuda.
No solicitamos diagnósticos clínicos ni historias clínicas como requisito general del servicio. Si una empresa decide tratar datos sensibles, debe contar con una base jurídica válida, informar a los titulares y limitar el acceso.
Uso de la aplicación móvil. Cuando usas la app móvil de SpaMaster360, además de lo anterior podemos tratar el token de notificaciones push de tu dispositivo, únicamente para enviarte avisos operativos; puedes desactivarlo en cualquier momento desde los ajustes de la app o del sistema operativo. La autenticación biométrica (Face ID, huella o PIN) es procesada localmente por el sistema operativo de tu dispositivo: SpaMaster360 nunca recibe ni almacena datos biométricos, solo la confirmación de que el desbloqueo fue exitoso. La aplicación móvil no solicita ni recopila tu ubicación geográfica.
3. Para qué usamos los datos
Usamos los datos para prestar y administrar el servicio; autenticar usuarios; habilitar agenda, caja, CRM, inventario, nómina, marketing y reportes; procesar suscripciones; responder soporte; enviar avisos transaccionales; prevenir fraude y abuso; mantener copias de seguridad; medir y mejorar el producto; cumplir obligaciones legales; y enviar comunicaciones comerciales cuando exista autorización o una base jurídica aplicable.
4. Autorización y bases del tratamiento
El tratamiento puede apoyarse en la ejecución del contrato, el consentimiento previo, expreso e informado cuando sea exigible, el cumplimiento de obligaciones legales y el interés legítimo compatible con los derechos de las personas. El consentimiento para marketing puede retirarse en cualquier momento sin afectar otros tratamientos necesarios para prestar el servicio.
5. Proveedores, integraciones y transferencias
Podemos recurrir a proveedores de infraestructura, almacenamiento, correo, analítica, monitoreo, pagos, autenticación y soporte bajo obligaciones de confidencialidad y seguridad. También podemos compartir datos cuando el usuario active una integración o cuando una autoridad competente lo requiera. Si el procesamiento implica transmisión o transferencia internacional, aplicaremos mecanismos contractuales y salvaguardas razonables conforme a la normativa aplicable.
6. Conservación y eliminación
Conservamos los datos mientras la cuenta esté activa y durante los periodos necesarios para obligaciones contractuales, fiscales, contables, resolución de disputas, seguridad y copias de respaldo. Tras la terminación, los datos pueden permanecer temporalmente en respaldos protegidos hasta su rotación. La empresa cliente debe exportar la información necesaria antes del cierre definitivo.
7. Seguridad
Aplicamos controles razonables de acceso, autenticación, aislamiento por empresa, registro de eventos, cifrado en tránsito, gestión de vulnerabilidades, respaldo y recuperación. Ningún sistema es infalible; ante un incidente relevante aplicaremos nuestro procedimiento de respuesta y las notificaciones exigidas por ley.
8. Derechos de los titulares
Según la jurisdicción, puedes conocer, acceder, actualizar, rectificar o solicitar la supresión de tus datos; pedir prueba de la autorización; conocer el uso dado a la información; retirar el consentimiento; oponerte o solicitar limitación; pedir portabilidad cuando aplique; y presentar una queja ante la autoridad competente. Si los datos fueron registrados por una empresa usuaria, debes dirigir primero la solicitud a esa empresa. Verificaremos la identidad antes de responder.
10. Datos de menores
Las cuentas administrativas no están dirigidas a menores de edad. Si una empresa registra información de un menor como cliente final, debe contar con autorización válida del representante y proteger su interés superior conforme a la ley.
11. Cambios a esta política
Podemos actualizar esta política por cambios legales, técnicos o del servicio. Publicaremos la nueva fecha de vigencia y, si el cambio es material, lo comunicaremos por un medio razonable antes de que produzca efecto.
12. Contacto
Para consultas o solicitudes de protección de datos, escribe a privacidad@spamaster360.com. También puedes acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia cuando corresponda.